Miten hyvinvointialueet saavat parhaan hyödyn digitaalisista työvälineistä?

Uusilla hyvinvointialueilla on kiperä pulma ratkaistavana, sillä nykyinen terveydenhuoltojärjestelmämme on vaikeuksissa. Potilasvirtojen kokonaishallinnassa on suuria ongelmia, mikä näkyy muun muassa yhteispäivystyksissä. THL:n tilastotietojen mukaan päivystyskäynnit perusterveydenhuollossa ja yhteispäivystyksissä ovat kasvaneet 10,1% ja samaan aikaan terveyskeskusten pitkäaikaisasiakkaiden määrä on kasvanut yli 21% vuosina 2019-2021. Ongelmat koskevat horisontaalisesti koko hoitoketjua perusterveydenhuollon hoitoonpääsystä aina jatkohoitopaikkojen löytämiseen. 

Ongelmia pyritään ratkomaan säätelyllä. Perusterveydenhuollon hoitoonpääsyä eli hoitotakuuta ollaan hallituksen esityksen mukaisesti kiristämässä ensin tämän vuoden syyskuussa 14 vuorokauteen ja vuoden 2024 lopussa 7 vuorokauteen. Perusterveydenhuollon hoitoonpääsyllä on keskeinen rooli päivystyksen haasteiden ratkaisemisessa, mutta yhtä lailla tärkeää on turvata myös potilaiden jatkohoito päivystysten kuormitusongelman ratkaisemiseksi. 

Säästöt syntyvät hyvästä suunnittelusta ja tehokkaasta operatiivisesta toiminnasta

Vaikka terveydenhuoltojärjestelmämme korjaustalkoot edellyttävätkin rakenteellista, hoitoketjujen palvelurajat ylittävää kehitystyötä, järjestelmämme hengissä pitäminen vaatii myös tuottavuuden parantamista ja työskentelyn tehostamista operatiivisissa yksiköissä. Hyvinvointialueiden rahoitusvaje on ilmeinen. Yksi ratkaisukeinoista on tehostaa resurssien käyttöä ja parantaa tuottavuutta. Kehityspotentiaalia on runsaasti. Toimintaa voidaan tehostaa ja tuottavuutta parantaa jo käytännössä testattujen ja tuotannollistettujen ratkaisujen avulla, eikä rahoitusta tarvitse kohdentaa pelkästään digihankkeiden kautta uusiin innovointihankkeisiin, joiden mahdolliset hyödyt ovat usein epävarmoja tai jotka toteutuvat vasta useiden vuosien päästä. 

Palvelutuotannon resursseja voidaan hyödyntää paremmin optimoimalla nykyisten resurssien käyttöä. Kun tuotantokapasiteettia lisätään suoraan potilastyössä, voidaan tuottaa enemmän terveydenhuollon palveluita, vähentää käyttömenokustannuksia ja parantaa potilaiden kokemaa hoidon laatua. Käyttämällä tuotantokapasiteettia tehokkaammin voidaan vaikuttaa suoraan hoitoon pääsyn odotusaikoihin ja tukea lakimuutoksen edellyttämien muutosten toteutumista. Tuottavuutta on parannettava ja toimintaa tehostettava suunnittelemalla ja toteuttamalla yksiköiden operatiivinen toiminta laadukkaasti ja tehokkaasti. 

Tuotantokapasiteetin optimointi

Kun vastaanottohuoneiden ja vastaanottoresurssien käyttöä optimoidaan tekoälyä ja algoritmeja hyödyntävillä suunnitteluvälineillä, olemassa olevia resursseja voidaan hyödyntää vastaanotoilla jopa 30% tehokkaammin. Kun tuottavuus paranee, hoitoon pääsy nopeutuu eli nykyisillä resursseilla on mahdollista järjestää enemmän potilaskäyntejä. Samalla automatisoidaan myös suunnittelutyötä, jolloin tarvitaan vähemmän manuaalista operatiivisen toiminnan suunnittelua. 

Keskitetty tuotantotilojen hallinta ja potilasvirran ohjaaminen

Hallitsemalla tuotantotiloja keskitetysti ja ohjaamalla potilasvirtaa tehokkaasti saadaan läpinäkyvyyttä resurssien käyttöön ja resurssikapeikkoihin. Näin panostusta pystytään kohdentamaan paremmin. Samalla organisaatiossa pystytään luomaan yhtenäisiä toimintamalleja ja ottamaan parhaimpia käytäntöjä nopeammin käyttöön.  Ammattilaisten työaikaa ei kulu hukkaan ja heiltä poistuu turhaa työtä, jolloin heille jää aikaa kohdata useampia potilaita. 

Käyntien tehokas toteutus

Tehokas ja hyvin suunniteltu operatiivinen vastaanottotoiminta edellyttää myös käyntien tehokasta käytännön toteutusta. Potilasvirtojen hallintaa voidaan tehostaa seuraavilla toimenpiteillä:

• Organisaatioille erittäin haitallisten perumattomien poisjääntien (no-show) määrää vähennetään kohdistettujen ja potilaskohtaisten muistutusten sekä käyntien potilasviestintää tukevien mobiilipalveluiden avulla.
• Yksikön operatiivisen tilannekuvan hallintaa parannetaan nykyhetken tilatietojen ja kuluvan päivän kysyntäennusteiden avulla. Toiminnanohjauksen tulee integroitua useaan tiedonlähteeseen, joista koostetaan tietoa ammattilaisten käyttöön.
• Läpimenoaikoja lyhennetään tehokkaammalla toimintamallilla ja sitä tukevilla työvälineillä. Hoitotapahtumien ja diagnostisten toimintojen odotusajat lyhenevät ja käynnin aikana potilaan tilanne on aina tiedossa. Yhtenäiset tavat mitata toimintaa tukevat kehitystä ja johtamista.

Yllä mainittujen esimerkkien kaltaisia palveluita on osittain käytössä jo usealla hyvinvointialueella. Näitä ratkaisuja laajentamalla on mahdollista saavuttaa kymmenien miljoonien eurojen hyödyt hyvin matalalla panostuksella. Apua laajennushankkeeseen on saatavilla läheltä – suomalainen Axel Health on Pohjoismaiden johtava yhtiö potilasvirtojen hallinnan ja terveydenhuollon tuotantoresurssien suunnittelun yhdistämisessä.

Yhtä ainoaa hopealuotia ei terveydenhuollon tehokkuuden kasvattamiseen ole, vaan ratkaisu on yhdistelmä monia hyviksi havaittuja käytäntöjä. Näiden jo käytössä olevien ja tehokkaaksi havaittujen ratkaisujen levittämisen laajemmalle tulisi olla IT-investointilistan kärjessä, koska potilastietojärjestelmät ja hallinnon pakolliset tietojärjestelmät eivät enää tehokkuutta lisää.

Kun pohdit ratkaisua, ota huomioon nämä asiat:

• Suuret panostukset potilastietojärjestelmiin tai täysin uusiin innovaatioihin eivät tehosta toimintaa lyhyellä ja keskipitkällä aikavälillä. Jo hyväksi havaittujen ratkaisujen levittäminen on huomattavasti kustannustehokkaampaa.
• Koko hyvinvointialueen laajuiset tehokkaat ratkaisut tuovat hyötyjä heti, kun ne otetaan käyttöön ja niiden ansiosta uudet toimintatavat on mahdollista jalkauttaa tulevaisuudessa koko alueelle.
• Jotta resurssien käyttöä voidaan tehostaa, tarvitaan muutoshalukkuutta, sitoutumista muutosten läpivientiin ja vanhoista toimintatavoista luopumista – hyötyjä ei voi saavuttaa toistamalla vanhaa.
• Resurssien käytön suunnittelu tulee keskittää. Tällöin esimerkiksi tuotantotilojen käytön suunnittelu siirretään keskitettyyn järjestelmään. Keskittäminen mahdollistaa optimaalisen käytön ja tuo tietoa päätöksenteon tueksi. 

Kiinnostuitko aiheesta? Lataa e-oppaamme, jossa perehdymme syvällisemmin potilasvirran hallinnan digitalisointiin.