Den kristalliserade idén med digitala automatiserings- och självbetjäningslösningar är att underlätta människors arbetsbelastning, minska rutinuppgifter och fokusera personalens resurser på mer meningsfullt arbete. Särskilt inom hälso- och sjukvårdssektorn finns det ett tydligt behov av automatisering - vårdpersonalens huvudsakliga uppgift är att fokusera på att ta hand om människors hälsa och att lägga så lite tid som möjligt på byråkrati som inte relaterar till patientarbete och extra registreringsarbete.
Jag listade 10 viktiga sätt att hjälpa hälso- och sjukvårdsorganisationer att förbättra smidigheten i vården genom automatisering. Automatisering av rutinuppgifter gör det möjligt för vårdpersonalen att fokusera på värdefullt vårdarbete, samtidigt som patientupplevelsen blir smidigare och snabbare.
De från flygplatserna bekanta självbetjäningsterminalerna tar också över hälso- och sjukvårdssektorn. Automaterna är till nytta för både organisationerna inom hälsovårdssektorn som gynnas av det minskade resursbehovet och patienterna genom den förbättrade patientupplevelsen. Den tid som vanligtvis används på enskilda incheckningar, förfrågningar om sjukdomshistorian eller betalningstransaktionerna kan förkortas avsevärt - med hjälp av automatisering sparar man upp till 90 % av denna tid. Dessutom tröttnar inte automaterna och behöver bara lite utrymme jämfört med traditionella receptionsdiskar. Den största fördelen för både patienter och personal inom hälsovårdssektorn är dock den betydande minskningen av köerna i korridorerna och vänthallarna.
Inom hälso- och sjukvårdssektorn är det viktigt att följa rekommendationerna för god medicinsk praxis eller de kliniska förfarandena utifrån organisationens egna rutiner. Problemet är att användningen av sådan information kräver mycket av hjärnkapaciteten och det är svårt att tillämpa anvisningarna i praktiken, om läkaren eller skötaren blir tvungen söka fram de nödvändiga uppgifterna från patientjournalsystemet. De automatiserade beslutsstödssystemen, såsom EBMEDS, automatiserar utvinningen av kliniska data, förbättrar vårdens kvalitet och minskar arbetsmängden som behövs för informationssökningen.
Självincheckning på automaten har blivit vanligare under detta årtusende och olika incheckningskiosker har dykt upp i gatubilden oavsett bransch. Enligt flygtrafiktrenderna är nästa självbetjäningssteg inom hälso- och sjukvårdssektorn naturligtvis mobil självincheckning. Incheckning samt ifyllning av förfrågan om sjukdomshistorian med den egna mobiltelefonen redan i förväg innan själva mottagningen är effektiva och säkra sätt att effektivisera vårdens smidighet.
I världen efter coronan vill hälso- och sjukvårdsenheter skydda patienterna mot olika infektionssjukdomar. Användningen av egen telefon istället för att utföra sitt ärende till exempel på självbetjäningsterminalen eller vid receptionsdisken utsätter inte patienten för virus och bakterier mer en normalt. Dessutom kan inkallelsen till mottagningen skötas på distans, varvid man undviker onödiga köer och ömsesidiga kontakter i vänthallarna.
Beroende på hur hälsovården är organiserad betalas patientens besöksfaktura antingen av patienten själv eller av en annan aktör. Om fakturan betalas av en patient och om betalningen redan betalas på sjukhuset eller en vårdcentral, belastar denna process ett betydande antal administratörer, till exempel avdelningssekreterare. Samtidigt försämras patientupplevelsen när köerna växer runt receptionsdisken. I Finland har många organisationer övergått till e-fakturering, men ofta debiteras besöksavgifterna fortfarande på poliklinikerna. Dessa betalningar kan lika gärna skötas mobilt eller med självbetjäningsterminaler. Det är verkligen praktiskt när en patient får ett meddelande om betalningsbegäran direkt i sin telefon och swishar betalningen innan hon eller han ens har hunnit till utgången.
Patientflödeshantering är en utmaning i alla större hälsovårdsenheter. Med hjälp av moderna planerings- och prognoslösningar kan organisationens bemanning optimeras i förhållande till den befintliga rumskapaciteten. Med rätt dimensionering av patientflödet slipper man även rusningen som försvagar patientupplevelsen i de allmänna vänthallarna, där patienterna eventuellt kan smitta varandra.
Med hjälp av kortsiktiga och medellångsiktiga prognosmodeller för efterfrågan kan man bättre dimensionera behovet av personal. Prognosmodeller kan till exempel användas för att förutse tidpunkter när en mottagning måste vara längre öppen. Detta förbättrar patientupplevelsen, minskar köerna och förbättrar flödeseffektiviteten i organisationens kärnuppgift.
Planeringen av rätt allokering av rum är ett stort arbete i enheter där det finns tiotals mottagningsrum. Planeringen ska bland annat ta hänsyn till vilka typer av kundfall som kan förutses, vem som är på jobb och vid vilken tidpunkt samt vilka rum de ska placeras i. I många organisationer drivs denna roulette med Excel, som är extremt flexibel, men också ett extremt arbetsamt verktyg när enhetsstorleken växer. Detta arbete kan automatiseras mycket långt så att planeraren bara ser igenom konflikterna och resultatet av automatiseringen.
En oanvänd tid i tjänsteproduktionen är alltid slöseri med tid, pengar och resurser. Förnuftig programvara för patientflödeshantering gör det transparent för läkare och andra som tar emot patienter om patienten t.ex. redan väntar bakom dörren eller inte. På så sätt kan man kalla in en person som redan är på plats i stället för att låta någon vänta i onödan. Dessutom kan man med moderna tidsbokningssystem skicka ett meddelande om en tid som har blivit ledig i tillräckligt god tid till köande patienter, vilket minskar onödig inaktiv tid.
Olika lösningar för inomhus- och utomhuspositionering har utvecklats enormt under de senaste tjugo åren. Numera kan utrustning, personal och även patienter lokaliseras i stora sjukhuskomplex. Denna information hjälper bland annat att hitta utrustning, bättre planera flödet av människor, spåra vem som har varit i kontakt med varandra och vägleda människor i olika skeden av vårdvägen.
Tidsbokning online är en av de vanligaste självbetjäningsfunktionerna inom hälso- och sjukvården. Men särskilt inom den offentliga hälso- och sjukvården spelar tidsbokningen ofta en gatekeeper-roll och håller användningen av resurser under kontroll. Det är dock möjligt att automatisera tidsbokningen genom att lösa bedömningen av vårdbehovet och tillgången av tidsbokningstillstånd med hjälp av programvara. Till exempel kan flera bakgrundsprogram integreras med Axel-systemet, såsom patientjournal- eller radiologisystem. Med hjälp av dem kan Axel att tillhandahålla ett enda programmeringsgränssnitt mot vilket en tidsbokning kan byggas - och från vilken information simmar smidigt in i alla nödvändiga system.
Redan nu är det på många olika sätt möjligt att förbättra smidigheten i vården med hjälp av automatisering. Moderna system för patientflödeshantering medför betydande synergier när det gäller hälso- och sjukvårdsorganisationernas effektivitet, för att inte tala om att förbättra patientupplevelsen. En kittlande tanke uppstår - vad kommer framtiden att medföra?