Varför skaffar våra kunder Axel? Svaret är uppdelas i två delar - tack vare de mjuka och hårda fördelarna. De sedvanliga mjuka fördelarna inkluderar bland annat förbättring av patientupplevelsen, modernisering av användarupplevelsen och ökning av verksamhetens transparens. Idag skall vi dock inte vara mjukisar, utan dyka in i den hårda världen av siffror, excel-tabeller och kronor.
Med hjälp av Axel kan vårdorganisationer spara resurser eller förkorta genomgångstider, det vill säga i praktiken öka prestandan. Idag koncentrerar vi oss på ett mindre delområde: självbetjäning i mottagningsverksamheten, där patienter ankomstregistrerar sig, fyller i blanketter för förhandsinformation samt betalar sina besöksavgifter. Enligt våra kundundersökningar har vi kommit fram till att det tar vanligtvis ca 4 minuter för en patients ordinarie ankomstregistrering, och ca 26 sekunder mellan patientbyten. Tillsammans blir det alltså 4 minuter och 26 sekunder. För att utföra betalning tar det i medeltal 6 minuter och 11 sekunder. Ifall förhandsinformation och samtyckesblanketter skall ifyllas i samband med registrering, ökas registreringstiden ytterligare med ca 4 minuter. Om alla de nämnda åtgärderna/aktiviteterna/handlingarna skall utföras i samband med ett patientbesök, kommer mottagningen att spendera mer än 14 minuter per patient under ett enda besök.
Låt oss sedan beräkna kostnader och genomgångstider. Om en enhet har 10 mottagningsrum, enheten är öppen 10 timmar om dygnet och mottagningstiden med patientbyten för en patient är i snitt 20 minuter, betyder detta 300 patienter varje dag (10 x 10 x 60 / 20 = 300). I denna förenklade beräkning antar vi att mottagningspersonalen inte tar pauser. Som jämförelse baseras beräkningen i nästa steg på en ganska optimal situation där de traditionella mottagningsuppgifterna tar endast 6 minuter per patient. En enkel beräkning resulterar i 1 800 minuter, vilket motsvarar över fyra medarbetares kapacitet då en medarbetares effektiva arbetstid är 420 minuter/dag. Vi antar en genomsnittlig personalkostnad på 400 000 kronor, exklusive eventuell semester och sjukfrånvaro, vilket resulterar i en kostnad på 1 600 000 kronor årligen.
Vad skulle man kunna göra åt detta? Låt oss flytta en del av arbetet till programvara. Med Axels lösning för självbetjäning tar en incheckning i genomsnitt 17 sekunder. Tiden som går åt betalning och insamling av förhandsinformation har inte mätts exakt, men vårt tidigare antagande om 45 sekunder och en minut är tillräckligt nära sanningen för dagens enkla beräkning. Ifall dessa ärenden utförs på patientens egen mobil istället för terminalen har tidsanvändningen inte någon betydelse alls. Då behöver patienterna inte köa till terminalerna även om de skulle alla komma till mottagningen samtidigt. Därmed behövs ingen extra kapacitet på mottagningen (personal eller apparater) ens under rusningstider.
Låt oss komma tillbaka till beräkningarna. Antag att självbetjäningen kan fälla bort endast två av de fyra medarbetare som erhållits till följd av den tidigare beräkningen. Personal behövs ändå alltid - undantagstillstånd samt situationer, som inte har modellerats för självbetjäning, kan lösas endast med hjälp av personal. Dessutom njuter en del av patienterna av sociala kontakter. Därmed behåller vi antagandet om minskning av två medarbetares arbetsinsats, även om vi har sett hos våra kunder att de kan uppnå en automationsgrad på över 90 % för incheckning och relaterade ärenden, månad efter månad. Dessa två medarbetares årskostnad är ca 800 000 kronor. För att det skall finnas motivering till investeringen i automatiserad självbetjäning skulle investeringen alltså få motsvara allra högst den nämnda årskostnaden. Då inkluderar vi inte i beräkningen de övriga fördelarna som tillkommer med självbetjäningsteknologi, såsom lugna och köfria väntrum, ökad genomgångskapacitet, outtröttlighet och ett anmärkningsvärt minimalt behov av semester. Programvarulösningar kräver inte heller planering av arbetspass eller utbyte av ledighet - även dessa små uppgifter försvinner från chefernas arbetsbord. Om självbetjäningslösningen kostar 800 000 kronor, så då enligt tidigare nämnda patientvolymer och en mottagning som är öppen 5 dagar i veckan skulle kostnaden per patient ligga på ca 10,26 kronor (800 000 kronor / (52 x 5 x 300)).
Flera av fördelarna har utelämnats i den presenterade modelleringen, och en del av antagandena har gjorts på en ganska grov nivå. Dessutom fokuserade vi bara på ett enda steg i serviceprocessen och därmed behandlade vi ännu inte alls de andra stegen i processen, dvs. minskningen av onödigt arbete vid behandlingstillfällena. Vi skall ta itu med dem nästa gång.
Funderar du på hur mycket självbetjäningen kunde hjälpa din organisation att spara resurser eller förkorta genomgångstiderna? Läs mer om Axel Encounters självbetjäningsmöjligheter.
