Fördelarna med patientflödeshantering i kronor och siffror - del 2

I mitt tidigare blogginlägg fokuserade jag på fördelarna med automatisering av incheckningen. Denna gång skall jag ta itu med effektiviseringen av vårdarbetet genom att minska på mängden förlorad tid - och behandla matematiken bakom detta.

Tack vare Axel ser mottagningspersonalen var patienterna är vid varje tidpunkt. Systemet ger information i realtid om patienten är redo för att bli kallad in till mottagningsrummet eller inte. Vilka situationer i patientflödet kan det vara som orsakar förlorad tid? Exempelvis försenade patienter, patienter som är på fel plats eller patienter som har ignorerat inkallningen leder till förlorad tid i vårdarbetet. Ytterligare orsaker till tidsförlust är tex när patienter också ska på besök på röntgen och lab eller av "no-show patienter" som inte kommer till sin bokade tid. 

Låt oss börja med några antaganden som stöd för våra beräkningar:

1. Personalens (t.ex. sjuksköterska, läkare, fysioterapeut, tandläkare, psykolog eller specialistläkare) månatliga kostnad, utan allmänna kostnader, är i genomsnitt ca 50 000 kronor x 26,5% obligatoriska avgifter = 63 250 kronor. Detta ger en timkostnad på ca 400 kronor.
2. I genomsnitt kommer 17% av våra kunders patienter för sent till sina tidsbokningar. Patienterna är i medeltal 4 minuter sena. 
3. Våra kunder inkluderar väldigt olika enheter, allt från stora universitetssjukhus till små vårdcentraler, så det är svårt att att ge en genomsnittlig uppskattning på hur stor andel av patienterna besöker mer en ett ställe under ett och samma besök - till exempel mottagningen, laboratoriet och sedan mottagningen igen. Dessutom används våra tjänster för patientstyrning i stor utsträckning inom akutmottagningen, där antal röntgen och laboratorieundersökningar i samband med besöket är många. Den här gången utesluter vi akutmottagningsverksamhet från beräkningarna. 
4. 7% av patienterna lägger inte märke till den första gången som deras namn ropas upp i väntrummet. Orsakerna är mänskliga - patienten kan vara fokuserad på andra saker, och därför inte hör eller märker att någon kallar in hen. Påverkan av enstaka fall är obetydliga för organisationen, men i större mängder är effekten påtaglig. Tidsförlust per patient: 4 minuter.
5. No-show-procenterna varierar mellan 1,2 - 14,1 % hos våra kunder. Här tar vi inte i beaktande "coronatiden", då no-show-procenterna har enligt våra observationer skjutit upp i höjden. Till dessa beräkningar använder vi oss av siffran 8% och uppskattar tidsförlusten per patient till 8 minuter. Således kommer i praktiken 4 patienter per 50 patienter att inte komma.
6. Den genomsnittliga tiden som tilldelats ett enskilt besök är 20 minuter, inklusive bytestid mellan patienter. 
7. Som exempel använder vi samma hypotetiska vårdcentral som i mitt tidigare blogginlägg. Enheten har 10 mottagningsrum, är öppen 10 timmar om dygnet och ett patientbesök tar ca 20 minuter, inklusive bytestiden. Det här leder till 300 patienter per dag ( (10 x 10 x 60) / 20 = 300 ).

Hur kan då de ovan nämnda tidstjuvarna undvikas med hjälp av transparens och information om patientens positionering? I all enkelhet på det sätt att mottagningspersonalen vet exakt när patienten är i rätt väntrum och kan bli kallad in och personalen har möjlighet att själv avgöra vilken patient de kallar in. Axel tillhandahåller även andra funktionaliteter som ytterligare stödjer tidsbesparing: samma person kan ta hand om två olika patientlistor/köer eller ta emot patienter från gemensamma köer. Inkallningen kan skickas till patienternas mobiltelefoner och infoskärmar i väntutrymmen istället för att stå och ropa upp namn i korridorerna. Dessutom minskar SMS-påminnelser ytterligare antalet no-show-fall. 

Låt oss nu göra en kort besparingsberäkning. Ovan nämnda problem kan lösas på följande sätt:

1. Istället för att vänta på försenade patienter kan mottagningspersonalen ta emot andra patienter som har kommit i god tid och redan sitter och väntar i väntrummet (sänker siffran för den negativa inverkan av försenade patienter från 17% till 5%).
2. Väntan på resultat för patienter som återkommer från diagnostiken + övervakning av väntrummet 4 min → denna fas kan helt och hållet tas bort eftersom det inte längre finns behov av att spendera tid på detta - personalen har en uppdaterad överblick över situationen i realtid.
3. Patienter som inte lägger märke till att de kallas in: 7% → 4%
4. Tid som spenderats på no-show patienter: 10 minuter → Även denna fas försvinner från beräkningen. Eftersom mottagningspersonalen hålls uppdaterade i realtid om vänteläget i väntrummen, kan personalen ta emot nästa patient istället för att i onödan vänta på försenade eller no-show patienter, och kolla läget igen inför nästa inkallning. För att förtydliga, no-show fallen är fortfarande dyra för organisationen eftersom no-show patienters mottagning kommer i vilket fall som helst att behöva äga rum i framtiden. 

Vi kan alltså konstatera att innan förändringar gjorts förlorades 720 minuter varje dag i vårt exempel. Efter förändringar minskar tidsförlusten till endast 108 minuter. På daglig basis har patienternas genomgångstider ökat med 10,2%, vilket är ett enormt framsteg ur produktionens synvinkel.

Omvandlat till pengar är en daglig besparing av 612 minuter lika med 3 910 kronor, vilket i sin tur ger på en årlig basis med 260 arbetsdagar (dvs. en mottagning som är öppen 5 dagar i veckan) en besparing på 1 016 600 kronor! Redan i det tidigare blogginlägget räknade vi återbetalningens och investeringens lönsamhet, och dessa fördelar kommer utöver de tidigare beräknade fördelarna. 

Till slut ännu en kort anmärkning gällande no-show fallen (patienterna som inte anländer till sin bokade tid) vars förekomst varierar mellan 1,2 och 14,1% hos våra kunder. Minskningen av antalet no-show fall kan ha en betydande inverkan på effektiviteten för vårdorganisationen. Vi kan ta itu med det senare. Skulle du vilja ha en mer dynamisk hantering av patientflöden i din organisation? Läs mer hur du kan effektivisera patientflödeshanteringen med hjälp av Axel Encounter.